项目管理软件

项目管理软件简介

许多专业人士想知道什么是最好的项目管理软件，这个问题很关键。企业正在寻找最有效的方案，以加快任务分配和降低成本。正确的项目管理软件使这一切成为可能。这些应用程序统一了角色并改进了团队合作，同时增强了分析和可视性。简单地说，一个单一的软件解决方案可以是预算、规划、分析和消息传递功能的组合，以及其他功能的组合。在执行过程中，组可以依靠这些应用程序来保持一切正常。

在这个完整的指南中，你会得到你需要的所有提示。然后，您可以继续检查在线用户评论或进行您自己的项目管理软件比较。

必备的基本功能和特性

搜索正确的软件时，请尝试查找满足以下主要功能的项目管理软件：

• 项目计划
  管理人员可以使用工程制图软件根据时间和目标计划任务。
• 任务管理
  该功能允许高级领导指定任务和评估绩效。
• 文件共享和协作
  一个协作项目管理软件具有文件共享和通信能力，以改进合作和目标实现。
• 日历和工时表
  这些能力有助于在最后期限前完成任务，并改善团队和所有者之间的协调。
• 时间跟踪
  您的软件应该可以跟踪所有作业所花费的时间，并维护记录，以便所有参与的人都能看到。项目时间表软件是理想的。
• 风险管理
  可能会出现不可预见的情况。应用程序可以更容易地解决和减少此类事件的负面影响。
• 资源规划
  项目管理软件中最重要的特性之一是资源计划。适当地计划时间、金钱和人员是成功的关键。

什么是项目管理软件？

项目管理软件是一种用于计划和管理的技术解决方案。软件应用程序可以具有计划、预算和资源分配、通信和文档共享以及变更管理的能力。也就是说，这个软件被用作监督和管理系统。它在执行中的成本效率、合规性和质量改进方面发挥着关键作用。此外，它有助于跟踪任务，以满足最后期限，并使所有努力与更广泛的业务战略保持一致。

项目管理方案有多种用途，如促进:

• 调度和规划
• 代表团和监控
• 资源管理
• 时间跟踪
• 报告
• 文档
• 协作
• 风险管理

哪些企业可以利用这些工具?

目前，大多数行业都在各种操作中使用该软件。只要正确的项目管理计划符合正确的使用，它就会带来改进的结果。因此，PM软件解决方案带来自动化和效率，具有广泛的可能性。

使用PM软件的主要行业有:

• 建设
• 事件管理
• 资讯科技及软件开发
• 制造业
• 工程

可从该解决方案受益的团体包括:

• 项目经理
• 营销机构/部门
• 团队成员
• 项目发起人
• 业务分析师

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使用项目管理软件的好处是什么?

轻松规划

通常，主管必须创建显示任务、里程碑和时间表的计划。此外，这些计划将管理项目依赖关系．各种软件解决方案以甘特图或Pert图软件为特色，用于这种规划。因此，您可以使用该软件创建清晰地显示每个任务的需求和团队成员的方案。有了正确的项目管理程序，你可以把任务分配给你的小组——在某种程度上，有点像项目管理看板董事会。更不用说，你可以对工作进行优先排序，安排任务，并将所有事情组织在一个地方。

您将能够使用交互式规划模板、图表和分配列表来加快整个规划过程。考虑到这些解决方案如何提高可见性，您的方案将更有可能符合您的预期。

软件解决方案是有价值的，因为大多数处于管理职位的人通常都在寻找一个起点，一些类似于框架的东西，他们可以用具体的细节充实起来。他们明白最初的计划必须获取他们的人员的专业知识和经验。因此，规划软件被认为是创建计划的一个可靠的起点，该计划可以在参与的每个人中建立信心。

改进协作

通过使用这些程序，您的小组可以更新他们的作业，参与讨论，并添加附件和注释以改进协作。类似地，主管可以用一个截止日期更新每个任务，并在团队实现他们的可交付成果时跟踪进度。您的多样化团队可以在任何时间、任何地点使用它，依靠固定的角色和关键的可交付成果来高效执行。团队领导者可以通过实时编辑和自动规划功能来保持计划的更新。此外，如果他们使用项目能力跟踪软件，他们可以提高效率。

加强资源管理

资源管理是成功的基本组成部分。在各种崩溃的情况下，原因往往是糟糕的资源规划。如果你有一个有效的资源管理策略，可以很好地利用你的团队和设备，这将会有帮助。但是资源管理是管理中最具挑战性的领域之一。它需要资源分配、平衡和协调。例如，管理者直接负责解决不同小组和任务之间的资源冲突。他们还负责有效分配有限的资源。

为了有效地协调资源，主管经常必须确定每个任务的时间和资源要求。换句话说，这是一个时间密集的过程，需要将活动分解成更小的工作包。然后，团队领导必须对所有可用资源进行分类。

精心设计项目资源管理工具使上述工作容易。您可以使用增强资源分配的功能，同时提高资源使用的可见性。您可以通过简单的点击创建计划，并应用快速更改。

除此之外，你还拥有预算和预测支出的能力。你可以添加临时的人员和任务来明智地组织你的资源。通常，项目管理程序还具有监视资源使用率的功能。从长远来看，这将对你和你的团队有帮助。

文档分享

使用这种软件的另一个好处是，您可以将所有东西集中在一个地方。这样可以更好地控制你的团队、预算、文档和笔记。例如，跟踪图纸、蓝图或发票的更改变得更容易，这有助于准确的决策。如果你是远程工作，这也非常有用。

更重要的是，把所有的附件放在一个地方可以降低放错地方的风险。您的团队成员可以很容易地找到它们，而不必浪费时间在驱动器中搜索。当客户在等待紧急报告时，这是很方便的。当用户需要快速访问他们的费用记录时，它也很有用。

增加安全

与第三方平台相比，从您自己的软件共享信息有更大的安全性。这是因为您改进了对谁可以阅读或编辑附件或传输和打印附件的控制。如果你使用第三方平台项目管理文件共享，你不能自信地保证你的敏感信息的安全。例如，您可以控制哪些附件与某些人共享。您可以为资深团队成员提供读写权限，为初级团队成员提供阅读权限。此外，由软件完成的文档共享有助于降低成本。因为您可以在一个地方存储和共享附件，所以您不必投资于第三方文件共享解决方案。简单地说，它不需要购买额外的存储空间和硬件。

改善团队合作

除了上述软件的优点外，这些解决方案还旨在改进团队协作。这种类型的软件使您的员工能够通过讨论成本、时间线、依赖性和工作量来协作分配任务。使用那种软件，你就能让每个人都了解最新情况。因此，你的员工在任何时候都知道该做什么，因为每个人都可以看到任务列表和优先级。因此，参与的每个人都可以与连续的、无错误的、快速的交付保持一致。

通过该软件进行协作的其他好处还包括改进资源利用率、改进团队监督和有效的风险管理。市场上大多数可靠的软件都可以用于远程和分布式组。有了有保证的协作，任务可以迅速完成，即使团队在世界不同的地方。

不是团队的正式成员?没有问题。即使你做了作为一名自由职业者进行项目管理，您肯定需要一个软件解决方案来帮助跟踪您的情况。

实时报告

在任何给定的任务中，实时监控是成功的必要条件。实时项目管理软件加强所有阶段的监控。团队领导和利益相关者可以深入了解绩效。因此，他们可以依靠这些软件来帮助他们做出决策，因为所有事实都在一个地方。

很多作业往往会暂停，因为小组在分析中是有选择性的。换句话说，他们只报告好消息，而不报告坏消息。这种有偏见的分析会增加风险和成本。你可以依靠这个软件来消除这种偏见。

因为数据在一个地方和各种格式可用，团队领导可以轻松地分析和构建全面的报告。新的软件解决方案具有创建性能报告、情况报告等功能，只需点击几下鼠标。更重要的是，一些应用程序自动化整个分析功能。例如，每完成一项任务，工时表就会自动更新。这提高了整个流程的准确性，并允许您的员工专注于关键任务。

有效的沟通

客户会议可能会反弹或延迟开始，导致沮丧和时间浪费。软件解决方案可以防止这种情况。客户可以轻松地从他们所在的位置登录，访问您的任务板，并评估您的工作。然后，他们可以在特定领域添加评论或请求更改。结果是提高了投资部人员之间的理解解决了这些问题，并大大节省了时间。

即使在内部团队中，这种软件也构成了可靠和可追踪的沟通基础。团队可以在这些平台上找到可靠的信息，以确保任务执行的准确性。通过加强沟通，您的员工将有更好的能力及早发现并纠正错误。你可以成功地将事情控制在预算和进度之内。

会议的最后期限

大多数团队都很难在截止日期前完成任务。即使努力工作和尽心尽力，任务也往往会迟到。例如，在IT部门，大多数实施任务超出预算和时间表的时间超过200%。由于错过截止日期会给所有相关方带来负面影响，主管需要一个能够加强规划的解决方案和性能跟踪。

在软件上使用甘特图会有所帮助。此功能在99%的应用程序中都可以找到，是规划活动和跟踪进度的重要软件。掌握这些信息将确保您的小组能够按时完成任务并在截止日期前完成任务。他们将很容易看到需要做什么以及他们在总体目标中的作用。然后，他们可以根据需要安排时间，以便及时完成。

此外，大多数应用程序支持进度管理任务，如确定交付日期和项目管理的里程碑．您还可以得到及时完成任务的风险和可能的挫折的高层次概述。客户可以使用这些平台上的分析、通信和协作功能来实现信息共享和更快的审批。

部署选项

任何企业都可以在其运营中使用该软件。一旦您决定使用它来改进过程结果，您就必须考虑部署。您所选择的部署模型会很大程度上影响您的管理的性能和有效性。

在为应用程序选择部署选项时，请考虑所拥有的IT团队的规模。有些部署模型可能要求您扩展IT部门，而有些则可以缩小它们。你还应该考虑预算、信息安全、网络的强度和可靠性。

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托管模式

很多软件供应商都允许你从他们的服务器上运行应用程序。它们总是位于安全的数据中心。你保持软件的所有权，但你每月支付它托管在供应商或第三方服务器。的优势托管的项目管理软件主机处理所有软件管理功能。这些功能可以是备份、安全和服务器维护。应用程序的托管部署模型非常适合于IT员工人数较少或不存在IT员工的企业。此外，托管应用程序具有移动性。您和您的团队可以随时访问软件解决方案在任何设备上都能找到我。

前提（前提）模型

On-prem是一种老式的软件部署模式。你购买软件并将其安装到你的服务器和电脑硬盘上(每台电脑)。使用这种部署方式，您将更加自主。您不必像在托管模型中那样与任何人一起更新您的软件。您还可以更好地控制您的信息和访问控制。

记住项目管理桌面软件只存在于您的服务器和硬盘驱动器。因此，您将需要一个更大的IT团队进行管理。例如，供应(确保可用性)补丁管理(运行开发)和安全。所有这些角色将完全取决于您的内部IT团队。此外，您还必须考虑内部服务器和软件许可的成本。

显然，有几个PM程序提供了各种部署选项，包括这个。所以，一定要检查更多的细节，找出最适合你的选择。

公共云模型

大多数软件供应商正将重心转向云计算。当然，这与购买解决方案完全相反。在本例中，当您通过称为“软件即服务”(Software as a Service, SaaS)的交付模型需要它时，您可以租用它。项目管理SaaS软件对供应商和企业都有利。公共云部署选项相对于其他模型的主要优势是成本效率。你要为你使用的东西付钱。以小企业为例。如果他们需要使用一个软件解决方案的时间少于一周，他们就不必承担长期成本。也就是说，许可证、服务器、安装和维护的费用。

私有云模型

成熟的企业和处理敏感任务的企业应该考虑支持在私有云上部署的应用程序。例如，如果你和国防部合作，信息安全是至关重要的，用大写字母表示。在这种情况下，使用公共云可能会导致罚款、罚款和合同取消的风险。对于私有云，您是唯一的租户。因此,基于云的自托管PM程序可能更适合您的业务需求。

您不共享公共计算资源——它是您的网络、操作系统、存储和服务器。这样做的好处是可以提高安全性、遵从性、可用性和可伸缩性，从而满足您的需求。

混合模型

混合部署模型是公共、私有和云环境的混合。您可以在两种环境之间切换，而不会损失信息和性能。混合云选项使组织能够支持它们的远程和分布式组，在它们需要的时候随需应变地访问信息。换句话说，您可以将敏感信息转移到您的on-prem服务器上，同时允许您在不同位置的人员通过公共云访问关键应用程序功能。你可以对你的信息有更多的控制和安全。当软件的运营需求增加时，还可以通过使用公共云计算资源来降低成本。

项目管理工具的客户类型

项目发起人

项目发起人是项目负责人。他们是高级管理层的成员，他们对结果有直接投资。担保人与经理密切合作。他们依靠应用程序来批准目标和监督计划。此外，发起人将使用应用程序来帮助解决冲突和消除挫折。他们可以立即在平台上查看报告，并签署每个阶段的目标所需的所有批准。虽然发起人并不管理日常活动，但他们扮演着重要的监督角色。从设定目标到批准预算和改变计划，他们的角色的成功要求使用可靠的应用程序。在这种情况下，a的使用项目投资回报率计算器是鼓励。

高层执行官

执行发起人是团队的最高成员。换句话说，他们是与项目相关的所有事务的最终决策者。因此，他们需要软件来实现作业范围内的可见性和交流。此外，他们依靠及时的报告来更新资金或改变计划的方向。一个积极的、消息灵通的执行赞助者可以增加成功的机会。这些专家有高级别的责任，包括关注战略和为成功创造适当的条件。如果您拥有这个头衔，您将需要使用一个软件解决方案来获得详细的知识，并理解它如何与业务策略相一致。

项目经理

作为管理者，您在实施过程中起着直接和主要的作用。正确的应用程序可以帮助您成功完成。您可以使用解决方案确保项目在指定的时间和预算内进行。同时，主管的作用是确保资源得到合理分配。因此，资源管理者软件解决方案的ent功能非常方便。此外，该系统使维护和管理与利益相关者和贡献者的正确关系变得更加容易．

企业主、客户和个人

在这种情况下，项目的所有者可以是个人、团体和小型、中型或大型企业。他们有正在进行的业务目标，软件解决方案在其中扮演着关键的角色。他们可以通过定期查看报告，并与执行赞助者和主管沟通，使一切都在成功的轨道上进行。没有客户的投入是不可能获得成功的。如果您是所有者，最终的批准由您决定。毕竟，你拥有金钱，拥有目标和里程碑。通过软件解决方案的持续参与，您可以实现显著的成本削减和更快的目标实现。

顾问

顾问是个人专家或一群人，他们带来了广泛的技能和经验。他们向主管和客户提供有效的实践和方法，以促进合规，同时降低成本。顾问参与计划和实施的所有阶段，因此，他们需要应用程序进行沟通和可见性。通过使用软件解决方案，这些专家可以通过及时的审查和反馈来改进计划和执行过程。

顾问的日常任务包括管理预算和关系以达到组织目标。他们在计划、创建和执行及时完成任务的时间表中扮演直接或咨询的角色。所有这些角色都需要使用可靠的应用程序。记住这一点，右边项目调度软件在这里会很有用。

项目管理工具的业务类型

小型/中型企业

正确的小型企业的项目管理软件可以很有价值。您应该使用这样的软件解决方案来轻松地保持预算和进度。同时，您可以保持对项目的控制，并建立所有相关任务的责任制。

大型企业

您的软件解决方案可能无法从小型企业有效地扩展到大型企业。但是，特别设计的软件企业项目管理脑海中存在。当用于支持大量团队时，这种软件解决方案更有效。

公共管理

公共部门的项目管理这可能具有挑战性。这是因为公共组织必须与来自不同部门的不同利益相关者打交道。因此，每个利益相关者都施加了一组新的条件和限制。有许多软件解决方案可以帮助您处理类似情况。

项目管理工具的一些许可选项

这里你可以看到最受欢迎的类型项目管理软件付费许可证．也有选择免费许可证的项目管理软件或开源项目管理软件，但一般来说，它们没有这些功能强大或更新频率高。

使用时间许可

使用时间许可定义了您访问软件解决方案的时间。时间被计量到某一点，之后您将不再有访问管理程序的权限。系统将提示您购买另一个使用时间许可或升级到无限软件许可。大多数软件解决方案会在许可证到期之前通知您更新许可证。使用时间许可与基于消费的许可密切相关。这是一种计量许可，您只需为软件的实际使用付费。在本例中，“消费”定义为使用时间或系统登录时间。

永久许可证

软件解决方案可能具有永久许可证。换句话说，你可以一次性购买解决方案并永远使用它。在此许可证下，一旦您购买了解决方案，您就可以按照自己的意愿使用它，而无需向所有者收取任何进一步的费用。然而，在拥有过程中，您可能需要为升级、修复和补丁付费。对于希望降低成本的smb来说，永久许可模式是实现软件解决方案和其他业务应用程序的最常用方法。然而，软件销售商正在从这种模式转向基于时间和消费率的云计算模式。

功能许可证

特性许可基于软件解决方案的特定功能限制您的使用。在特性许可中，软件供应商通过特性控制价格;用户需要支付更高的费用才能获得更高级的功能。特性许可证模型实际上是一种计量许可证。与其他类型的许可相比，它可以节省成本。企业可以选择并支付与流程和工作流相关的功能。

项目管理软件的定价模型

免费的

您可以找到并使用免费项目管理软件相对轻松地。如果您是新手，这可能会对您有所帮助，但您迟早都可能需要升级。

免费试用

一个免费试用项目管理软件通常提供所有这些选项，以帮助客户做出更明智的软件购买决策。

以消费为基础的定价模型

基于消费的定价与SaaS云交付模型类似。您需要为软件的使用级别付费，该级别可以根据您使用解决方案的天数或您支持的用户数量进行计算。

基于包的定价模型

通常，在这种定价模型下，软件供应商将提供分层订阅包。您可以选择一个软件功能更少、成本更低的软件包，或者选择一个功能更强、支持更即时、价格更高的软件包。这还包括免费项目管理软件．

月度/年度定价

你可以得到一个订阅项目管理软件对指定数量的用户按月或按年计算。通常，供应商为长期订阅提供很大的折扣。如果您的项目具有较长的生命周期，那么您可以使用它来降低成本。

一次性购买

一次性采购项目管理软件从一开始就激活了它的所有功能，你可以无限期地使用它。

在PM软件中寻找的最重要的功能

日历和工时表

访问日历、时间表和联系人列表可以以各种方式提高工作效率。团队领导可以很容易地更新分配计划，安排会议，并使用时间表跟踪绩效。此外，联系人列表可以加速问题的解决，因为小组可以以保证的速度和可用性互相交谈。有效的时间管理通过跟踪改进规划，准确配置资源，提高精度。因此，在选择理想的软件解决方案时，要考虑诸如日历、工时表和其他跟踪软件等功能，以改进开发。

风险管理

不确定的条件可能会产生强大的负面影响。从开始到结束，有可能出现不可预见的情况，对成本和时间线有很大的影响。在这种情况下，监督者必须提高风险管理效率，以尽量减少挫折。因此，考虑选择具有良好能力的软件解决方案。设计的风险管理能力。

资源管理

资源分配和规划帮助团队将资源转移到需要的地方，以提高绩效效率。因此，使用提供资源管理功能和能力的软件是很有帮助的。使用可以帮助您跟踪、计划和计算支出并有效分配员工的软件解决方案是很方便的。

第三方集成

如果软件解决方案与您现有的业务应用程序无缝共享信息，您的团队可以更快、更准确地工作。为第三方集成设计的解决方案增强了跨所有部门的业务流程。当找到理想的软件解决方案时，考虑一个支持与文字处理应用程序、你的博客、OneDrive、Dropbox、Microsoft Teams、Slack、Trello和谷歌Drive集成的解决方案。

建议在购买软件解决方案时，应检查并查看软件可以连接哪些业务应用程序。当您实施软件解决方案时，与一长串应用程序的兼容性是可用性提高的指标。

扩大可视化

一个项目可以有多个任务，这些任务可以进一步分解为子任务。因此，最有效的软件解决方案应该允许您在整个课程中敏捷地创建和分配作业并更新它们。增强功能和性能的可视化对于改进资源分配和满足客户期限是不可或缺的。

可见性有助于改进决策。主管和团队成员可以跟踪所有阶段的分配状态。此外，小组可以管理任务，提高执行效率。对于所有这些功能，请考虑一个具有控制面板的解决方案，以实现有效的任务管理。

工作流定制

销售团队可能不需要被循环到人力资源分配和报告，但业务经理必须看到所有这些。那么，您心目中的解决方案是否可能让用户根据自己的任务定制功能?有了正确的解决方案，IT团队应该能够灵活地关闭来自商业团队的消息和警报，以获得更流畅、不受干扰的体验。此外，正确的软件解决方案应该迎合您的团队的所有工作风格。定制功能可以帮助您的团队有效地工作，而不会感到他们在努力工作。

协作和流动性

合作至关重要。因此，您的系统应该使您和您的团队能够就您所从事的所有工作进行协作。因此，正确的软件应该有助于更顺畅地共享附件、信息、数字卡、工作状态、时间表和任务。更好的是，越来越多的此类软件现在提供聊天和交互功能，可以让每个人都在同一个页面上。除了查看协作能力之外，还要考虑解决方案的移动性。现代经理总是在忙碌中，在客户会议上，或是在执行采购任务。有了正确的解决方案，你应该能够通过电话做任何事情，在笔记本电脑或台式机上做任何事情。

为特定的用例场景使用最佳的PM工具

1.信息技术

• 规划
  例如，电子学习软件供应商可以帮助教育软件开发团队组织硬件/软件安装、推出和补丁管理，并对进程进行实时可视化——类似于Wrike。
• 规划IT任务
  通过甘特图、控制面板和工时表，IT主管可以指定任务，并了解全球组的工作负载。
• 报告和可见性
  涉众可以从仪表板上获得分析见解，而开发团队可以使用项目管理组合软件随时更新投资组合。
• 保持组连接
  团队领导可以使用软件的协作功能，比如讨论板和聊天，让成员了解最新的开发情况。一些软件解决方案支持电子邮件提醒和个人订阅，极大地增强了沟通和协作。
• 管理资源和团队可用性
  通过资源日历等函数，您可以在作业之间均匀地分配资源和组。这些软件解决方案将有助于确保没有人负担过重或未得到充分利用。

2.建设

• 任务调度
  您可以将任务分配给任何人，并根据kpi跟踪目标。大多数软件解决方案的交互式图表使得与后台办公室、现场小组和涉众就所有任务和时间表进行协作成为可能。例如，您可以通过拖动任务栏来编辑截止日期来更新日程安排。
• 管理组
  承包商可以使用日历来计划员工的工作时间和日程安排。此外，他们还可以跟踪每小时的费率，并使用工作负载计划软件来管理超额费用。任何需要使其项目无缝工作的建筑企业都可以利用项目管理程序。
• 预算和资源规划
  项目预算软件使得跟踪施工设备和人员成本变得简单。您可以更广泛地了解成本和资源可用性。
• 文件管理
  建筑师和承包商可以使用该软件存储建筑计划、发票和其他信息。他们可以将文件附加到任务中，并实时跟踪开发记录。
• 报告
  无论是住宅建筑、商业建筑还是工业建筑，人们都可以轻松地在网上创建报告并与团队成员共享。

3.工程

• 规划
  有了这些软件解决方案，您可以使用图表来计划和进度分配在彩色编码的时间线。团队主管可以将任务与依赖性联系起来，并自动更新最后期限。
• 跟踪时间
  软件解决方案可以用来最大化生产力。您可以使用任务列表功能对任务进行概述和排序。类似地，您可以查看分配进度、对分配进行评论、附加文件，并将附件保存在一个地方。
• 性能跟踪
  工程团队可以从实时分析控制面板中提取实时信息来跟踪性能。此外，理想的软件解决方案具有自定义控制面板，以帮助您跟踪重要的指标，如时间线、成本和团队工作负载。
• 沟通
  您可以使用聊天和通知功能增强团队凝聚力和协作。团队领导和成员可以在向任务添加评论时收到警报，以实现顺利协作。
• 集成软件
  使用不同应用程序的工程小组可以在软件解决方案中同步所有应用程序。例如，他们可以同步电子邮件、日历和会计解决方案，以方便日常工作。

4.活动策划

• 敏捷活动策划
  活动策划人可以使用以下方法之一：敏捷项目管理方案策划策划小的、大的或大的事件此外，他们还可以选择跟踪问题并在同一页面上维护组—同样，就像看板板一样。
• 智能报告
  活动主管可以在预算范围内跟踪费用和分配资源给小组。使用报表构建和表示功能，可以轻松地与涉众共享关于资源使用和分配的报表。
• 组织的人
  您可以组织活动中的人员，从客户到供应商、同事和活动参与者。这样你就能确保他们的需求得到满足。
• 平衡工作负载
  使用正确的计划软件，活动计划人员可以有效地管理资源。然后，他们可以保持工作负载的平衡，并将任务分配给正确的人员。除此之外，软件解决方案还可以提高团队为实现最佳资源使用而做的工作的可视性。
• 共享信息
  活动日期、宾客计划和预算通常必须在利益相关者和员工之间共享。这可以使用软件解决方案的协作功能来完成。

5.专业服务

• 团队计划
  商业团队和投资组合主管可以使用软件解决方案来规划、监控和管理他们的工作。这些专业人员可以保持生产力，满足客户的需求，并与其他团队共享这些信息。
• 让客户通知
  您可以从您的软件解决方案中获得见解和内部意见。通过高级报告，可以让客户了解工作目标的最新情况。实时报告信息，为利益相关者提供最新信息。
• 合作完成任务
  使用软件解决方案，您可以通过在每个任务中添加附件和注释与团队合作。该软件使与团队成员分享任务变得简单，并使每个人都与目标保持一致。
• 跟踪性能
  例如，商业和营销团队可以跟踪活动目标。
• 管理资源
  管理人员可以使用自动更新工作时间的时间表来记录活动。计划资源和支出以保持低成本和最大化收益变得更加容易。

6.产品制造

• 生产计划
  有了软件套件，制造业中的生产计划和调度变得更容易。原因是生产主管可以创建关于产品、子任务和依赖项的分配，这些分配会随着截止日期的变化而调整。
• 过程的可见性
  他们可以使用该软件来完全了解您的生产链。然后他们就可以发现问题并防止滞后。
• 工作流程管理
  软件解决方案可用于部门之间的沟通和有效协作。此外，团队领导者可以通过工时表和类似的软件成功地跟踪员工的工作时间，并管理加班时间。
• 资源优化
  有了软件解决方案，你就可以控制预算和成本。通过这种方式，您可以获得实时的成本开发，并可以安排员工和软件，以最大限度地减少浪费开支。
• 文件管理
  使用软件解决方案可以将网络上的附件存储在一个地方。然后，团队可以轻松地找到重要信息。

7.非营利组织

• 慈善活动计划
  软件解决方案可以帮助计划和安排非营利活动和核心计划。通过使用图表，您可以创建并将文件附加到作业中，创建作业列表，并掌握每一个细节。
• 用信息授权团队
  领导者可以得到详细的报告，这有助于节省时间和资源。自动化报告能够改进结果的度量和更快的调整，以提高影响并降低成本。
• 创建和跟踪预算
  软件解决方案满足了非营利组织的高可靠性需求。团队可以创建预算并跟踪支出，以确保捐赠资金被负责任地使用。
• 管理团队
  在非营利组织的运作中可能会有很多不可预见的变数。例如，当涉及到志愿服务人员时，你可能不得不处理突然没空的情况。软件解决方案允许您在多个任务之间灵活地分配人力资源。
• 代表团团长、责任分担
  软件解决方案使委派任务变得更容易。此外，它还有助于让每个人都能及时了解自己的可交付成果。一旦分配，您可以通过仪表板和电子邮件提醒监控任务进度。

8.学习使用

• 远程学习
  这是最常见的用法之一学术项目管理软件．特别是，它使你能够协调在线课程和远程学习。
• 透明度
  你工作中的每个人以及你所在的部门都会和你在程序上达成一致。教师之间需要信任，而透明度确保了这一点。
• 实验室管理
  如果您正在为您的部门管理实验室，此软件解决方案可以帮助您跟踪耗材和实验室设备。
• 风险管理
  现在越来越需要妥善管理各种学术活动的风险。当您使用软件解决方案来实现此目标时，您可以考虑所有相关信息并采取相应的行动。
• 利益相关方参与
  当你的机构有利益相关者参与时，他们的投入和参与将有助于保持你的计划按计划进行。

如何为您的业务选择最佳方案的提示

你可以在在线软件解决方案目录中找到无数的解决方案。这些应用程序可以具有许多附加功能，从用户友好的环境和协作功能到各种分析功能。这没关系，但要理解哪种选择最适合你的公司仍然具有挑战性。

因此，你必须问几个相关的问题，如:

• 你的工作风格是什么?
• 你的需求和挑战是什么?
• 你的团队需要什么?
• 你必须如何计划你的作业？
• 时间线和趋势有多不同?
• 你是和分布式团队还是远程团队一起工作?
• 你多久需要一次报告?
• 您的项目生命周期有多长?它有多复杂?

寻找答案

您的答案可能会帮助您决定您想要的软件的合适功能和功能。如果您在市场上寻找理想的项目管理解决方案，请考虑以下几点:

• 易用性
  选择一个在用户友好的用户界面上提供正确功能的程序。同时，它应该与员工的工作风格相辅相成。
• 易于使用的任务管理
  好项目任务管理软件让你以不同的方式排序你的任务。特别是时间线、部门或预算，这样你就可以快速地组织信息。
• 可见性和通知
  一些软件可以在截止日期临近时提醒责任人。类似地，您应该能够可视化您的时间线和依赖关系。
• 协作
  有了正确的解决方案，管理人员和团队可以轻松地在内部共享附件。类似地，应该可以与外部各方(如供应商、承包商和客户)共享附件。
• 沟通
  有效沟通对于促进团队合作至关重要。找一个内置聊天应用的解决方案，这样你的团队成员就可以方便地实时交流。
• 实时报告
  及时的报告至关重要。一个应用程序与优秀的报告软件，使收集信息很容易。此外，它还可以创建关于预算、及时性、绩效、费用和资源分配的报告。
• 用户界面
  在比较最佳项目管理软件时，请考虑UI。如果解决方案具有面向客户端用于客户端通信的特性，那么用户友好的界面就更加重要。选择一个具有现代和专业设计的平台，这是视觉上的乐趣。因此，它可以提升你的品牌形象。
• 风险分析
  你的项目是多层的，有几个活动的部分吗?然后考虑一个带有风险分析功能的解决方案。最重要的是，它们将帮助您在整个生命周期中轻松地识别、理解和减轻风险因素。

项目管理工具集成的重要性

软件集成允许与其他业务软件进行交互。因此，它们有助于确保每个元素得到适当的协调。通过使用这些集成，管理人员还可以自信地跟踪所有相关的事情和每个人。

其他好处包括:

• 改善经验
  提供舒适的用户体验是成功的关键。一个集成良好的软件系统可以确保团队可以从任何地方访问他们的信息，并保持事情顺利运行。
• 在执行速度
  手动将信息从一个系统传输到另一个系统等任务可能会增加错误。此外，它们会占用员工的大量时间。采用具有正确集成的软件可以减少时间并将错误降至最低。
• 高能见度
  当您处理重叠的应用程序时，就很难实时看到全局。一个集成的解决方案可以通过提供实时可视性帮助你节省数百个小时，就像Wrike一样。

哪种项目管理软件最适合您的需求?

正确的软件应该可以根据您的需要进行定制。此外，它应该与你的管理风格相辅相成。这意味着您应该能够配置软件以适应您独特的角色。然后，承包商就可以获取对他们来说很重要的信息。正确的解决方案还应该使用团队管理元素来简化工作流。因此，它应该使分配任务变得容易，并保持每个团队成员对过程和程序的更新。

然后，考虑到分布式团队和远程工作的上升趋势，您的软件必须针对移动设备进行优化。一个项目管理移动应用程序将帮助您的团队工作，并接收即时更新，没有间断。优秀软件解决方案的其他因素还包括现场或办公室的易用性。员工和客户都应该能够轻松地提取报告并创建和共享附件。

顶级的软件解决方案能够在一个安全和加密良好的环境中实现上述所有功能。这种环境可以保护所有信息和文件免受入侵者的攻击。请务必遵循这个链接最佳项目管理软件列表具有审查和比较的工具。