帮助你评估视频会议服务的8个问题

帮助您评估视频会议服务的关键问题

视频会议服务的审查过程涉及很多内容，从制作一个成功的商业案例，设定一个现实的预算，到合格的供应商和提交rfp。事实上，每个部门都有自己的挑战、期望和特点，这使得创建评估标准更具挑战性。你如何知道哪些卖点能带来最高的价值?在你购买之前，有没有一种方法可以衡量功能?这样的例子不胜枚举。下面是8个关键问题，可以帮助你评估视频会议服务并使其价值最大化。

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帮助您评估视频会议服务的8个基本问题

1.理想的价格点是什么?

不同的视频会议系统有不同的定价模式。因此，你需要计算你的预算，并在你的价格范围内专注于解决方案。那么，你能在最好的视频会议软件上花多少钱呢?一些供应商提供按月订阅和定价服务。然而，谁也不能保证学费不会上涨。另一个受欢迎的选择是一次性授权，它将你锁定在那个价格。缺点是，你必须提前为软件付费，而不是随着时间的推移把它拆开。

2.你希望得到什么样的支持?

所有的视频会议服务提供商都提供一定程度的支持，即使它只是一个基本的在线FAQ和电子邮件联系方式。但你的团队可能需要更多。评估他们的偏好和经验，为你的员工找到理想的支持水平。他们是否需要即时聊天或电话协助?提供演示和分步说明的在线知识库怎么样?有些供应商甚至有专家帮助您设置工具，并在实现方面领先一步。

3.哪些功能是你的首选?

您可能已经对您需要的特性及其原因有了一个大致的概念。然而，最好是编制一份详细的清单，包括必需品，甚至一些“奢侈品”。这允许您集中精力在一个包中交付您所寻找的关键功能的平台上，而不必投资于多个系统来填补漏洞。这也是获得RFP领先的一个好方法，因为你可以简单地将这个“功能愿望列表”插入到你的模板中，以及其他购买需求。

4.卖主是否有社会证明?

每个供应商都应该有一个在线的存在，即使它只是一个社交媒体页面，在那里你可以找到更多的信息，并看到他们如何与客户互动。评论和评级也很重要，因为它们可以帮助您确定产品是否经过了尝试和测试，以及它在现实世界中与在纸上(或屏幕上)的表现如何。然而，社会认同需要有分量。如果得到赞助，热情洋溢的评论就毫无意义。例如，用户需要登录才能留下评论，这就降低了欺诈的风险。

5.每个人都容易使用吗?

你不需要有计算机科学的硕士学位才能使用视频会议系统。团队中的每个人都应该能够从第一天开始使用它。当然，可能需要一段时间来测试功能和解决小问题。如果供应商提供免费的试用或演示，就接受他们的报价，因为这让你有机会为你的用例评估平台的各个方面。您的团队还可以测试驱动工具，并根据他们的工作角色或职责提供反馈。

6.它支持多少用户?

许多视频会议系统都有用户上限。例如，您可以邀请最多100名与会者参加每次会议，此时您可能必须升级到下一个定价计划，或者简单地将会议分成多个活动，以适应每个人。估计您的用户数量，并将其包含在供应商的RFP中，这样供应商就可以在不超出预算的情况下知道哪个订阅层满足您的需求。例如，他们支持125个用户，但这个包超出了你的价格范围。

7.供应商跟上技术趋势了吗?

你想要你的视频会议要走在前沿，这意味着供应商需要保持领先的趋势一步。他们还应该愿意将新技术整合到他们的软件中，例如，添加新功能以保持竞争力，并为您的团队改进功能。查看他们的社交媒体页面和网站，看看他们是否提到了技术规格。他们谈论新的视频会议创新吗?他们是否了解兼容性问题和集成?

8.需要什么硬件?

员工参加会议和现场活动需要什么?在大多数情况下，一个网络摄像头和麦克风就足够了，而移动设备有这些内置的功能。然而，有些系统有更高的技术要求。例如，你需要智能白板来使用它们的白板功能，或者一个特殊的视频会议摄像头，它具有高级控制功能。你还需要确保你的浏览器和设备上的软件是可访问的。

结论

这些紧迫问题的答案可以帮助您为您的远程工作人员选择正确的视频会议服务。然而，这只是一个跳板。你应该根据员工的工作实践、技术技能和偏好来扩展这个列表。例如，您的员工可能需要额外的支持，以在创纪录的时间内启动和运行，或者需要额外的功能，以使他们的生活更轻松，并提高工具的功能。所以，收集他们的反馈，然后前往独家在线目录找到最好的视频会议软件你的预算。

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